الفرق بين المحضر والتقرير
الفرق بين المحضر والتقرير ؟ عادة ما تمر بعض المصطلحات والأسماء عبر أذن الشخص ، لكنه قد لا يعرف الغرض منها ومعناها ، وقد يتشابه مصطلحان من حيث الاسم ، لكنهما يعبران في معناهما عن شيئين مختلفين تمامًا ، وقد تدخل بعض هذه المصطلحات حياة الإنسان بشكل أو بآخر ، ويحتاج إلى معرفة معانيها والتعرف عليها بشكل أكبر وأعمق ، وفي هذا المقال يهتم موقع الشهد بتعليمنا وشرح الفرق بين الدقائق والتقرير وتعريف كل منهما وشرح مراحل إعداده.
تعريف المحضر
شاهد أيضا: تقرير عن التنمر وورد جاهز للطباعة
ما الفرق بين المحضر والتقرير
يكمن الاختلاف بين المحضر والتقرير في عدة نقاط سيتم شرحها على النحو التالي:
- يعتبر التقرير وسيلة للمعلومات فقط ، حيث يقدمه ضابط الأمن لرئيسه أو لمن هو أعلى منه في الرتبة ، لإبلاغه أو إخطاره بمعلومات محددة حول أمر معين أو حدوث مشكلة معينة ، و يمكن تحريره من قبل ضابط في الضابطة العدلية أو غيره ، لكن لا يمكن للمحضر الإفراج عنه ، لكن له صفة ضابط في الضابطة العدلية.
- يمكن أن يكون التقرير شفويًا فقط ، بينما يكون السجل دائمًا مكتوبًا فقط.
- نطاق التقرير واسع بحيث يستقطب كل ما يمكن تحقيقه من قبل الشخص الذي يعدله ، من خلال جمع معلومات حول الجريمة والحصول على رأي شخصي يعبر عن رأي مؤلفه أما بالنسبة للسجل ، فإن نطاقه محدود وهو فقط ما يثبت الجريمة ويقتصر دائمًا على المشاهدة والتسجيل.
- المحضر وسيلة معلومات داخلية ، والمحاضر وسيلة رسمية للإثبات يجب أن يحترم المحضر عدة شروط حتى يكون سليماً ، لكن التقرير يتمتع بمرونة كبيرة من حيث طريقة التحضير.
ما هو التقرير
بعد تحديد الفرق بين المحضر والتقرير سنتعرف أكثر على ماهية التقرير ، حيث يتم تعريف التقرير على أنه أحد أهم وسائل الاتصال والتواصل الفعال المستخدمة بين وحدات النشاط في مختلف التخصصات ، وهو عبارة عن عرض مكتوب يتضمن مجموعة من البيانات الخاصة المتعلقة بموضوع ماذا ، والتقرير يتضمن اقتراحات وتوصيات تتناسب مع نتائج التحليل ، ويعتبر التقرير وثيقة مقدمة لجهة معينة بهدف غرض محدد ، يتم فيه عرض إحدى المشكلات أو القضايا المهمة ، لذلك أن التقرير يناقشها ويظهر جوانبها بطريقة منظمة ويرفقها بمجموعة من الاقتراحات المناسبة ، ويمكن للتقرير أن يؤدي أربع وظائف مختلفة في وقت واحد ، وهي أداة رقابية تضمن عمل جميع الإدارات بشكل صحيح ، وتوفير المعلومات و تقديم التحليل وإقناع الآخرين بالتصرف.
مراحل كتابة التقارير
أما بالنسبة لمراحل كتابة التقارير فهي تتبع عددًا من الخطوات المحددة للوصول إلى الشكل النهائي للتقرير ، ومراحل كتابة التقارير هي كما يلي:
- في البداية يقوم كاتب التقرير بصياغة موضوع وسؤال بحثي ، وهي الخطوة الأولى والأكثر أهمية بين مراحل كتابة التقارير.
- المرحلة الثانية على معد التقرير التوسع في الإطار النظري قبل البدء في كتابة التقرير يجب عليه قراءة المزيد عن المشكلة المقصودة ، وكذلك الاستفادة من خبرات المتخصصين والأبحاث السابقة ، حتى يركز اهتمامه على الأطروحة التي سيتم إثباتها في الملاحظات ، والحجج الداعمة الأطروحة.
- المرحلة الثالثة: تحديد نطاق العمل بحيث يتم ذكر مكان البحث أو الدراسة الميدانية ، والمدة الزمنية التي أجريت فيها الدراسة ، وكذلك ذكر الأساليب المستخدمة.
- بعد الانتهاء من المراحل النظرية ، ينتقل المُعد لبدء البحث الميداني ، بحيث يزور الميدان لتدوين الملاحظات مرة أو أكثر يقوم بتسجيل الملاحظات وإجراء المقابلات وكتابة الانطباعات.
- وفي النهاية يكتب تقارير ميدانية تتضمن جميع الخطوات السابقة مع ارتباط جيد بالأفكار وبطريقة منظمة.
وثائق السرد التقرير
أنواع التقارير
معرفة الفرق بين الدقائق والتقرير يؤدي إلى التعرف على أنواع التقارير المعروفة ، حيث أن التقارير لها أنواع عديدة منها:
- تقارير قصيرة.
- التقارير العلمية.
- التقارير الادارية.
- التقارير الهندسية.
- التقارير البحثية.
- التقارير الميدانية.
- والتقارير الجنائية.
السجلات الادارية
تعرف المحاضر الإدارية بأنها وثيقة إدارية رسمية من جهة رسمية ، يتم من خلالها توضيح الأحداث والوثائق من قبل أحد المفوضين أو المحلفين والوكلاء المتخصصين ، وذلك لمعرفة وقائع الاجتماع الإداري ، وتتضمن مجموعة بيانات مثل اسم المحرر ووصفه وتوقيعه من جهة واسم صاحب السجل وتوقيعه بالإضافة إلى وصف دقيق لوقائع المحضر ولا يمكن إعداد المحضر إلا وتحريره من قبل شخص له صفة رسمية ينص عليها القانون ، مثل محضر الشرطة والجمارك ، فهو مستند رسمي وحجة قاطعة على الوقائع الواردة فيه ولا يمكن إبطالها أو تغييرها.
مكونات السجل
تتكون الدقائق غالبًا من ثلاثة عناصر رئيسية:
- المقدمة: تبدأ بالمقدمة التي تذكر فيها بعض المعلومات الهامة والأساسية ، مثل الوقت والتاريخ والمكان الذي تم فيه تدوين المحضر ، وكذلك الغرض والغرض من هذا المحضر ، والأسماء والرقم ، ووصف من حضر الاجتماع.
- جوهر الموضوع: ثم يدخل في صلب الموضوع الذي يدور حوله المحضر ، ليقدم المعلومات والقرارات والاقتراحات التي تمت مناقشتها ومناقشتها في المحضر ، ولكنها تقدم بشكل متسلسل وموضوعي. ويأخذ الجدول الزمني للاجتماع في الاعتبار التسلسل المنطقي للأفكار.
- الخلاصة: بعد ذلك ينقل المحضر إلى ختام المحضر ، ويوضع فيه تاريخ ووقت إنجاز المحضر ، ويكتب الصحفي اسمه ويرفق توقيعه به ، وكذلك الحصول على التوقيع من الحاضرين.
خطوات تحضير المحضر
بالإضافة إلى الخوض في بيان ما هو الفرق بين المحضر والتقرير وبيان طبيعة المحضر ومكوناته ، لا بد من ذكر خطوات إعداد المحضر:
- يتولى الرئيس أو المدير مهمة إعداد جدول الأعمال لمناقشته في المحضر.
- تتم معالجة بيانات المقدمة وتسجيلها.
- تتم كتابة أي عمل جديد للمناقشة ويغطي أي موضوع غير مذكور في جدول الأعمال.
- ثم ابحث عن عنوان مناسب لكل بند تمت مناقشته والمناقشات التي دارت حوله.
- يتم اتخاذ القرارات والتصويت على الأمور التي تمت مناقشتها ، حيث يتم عد الأصوات وفرزها.
- وكل هذا مع مراعاة السرعة والاختصار في سرد الدقائق وقلة العمق وإطالة السرد.
- وينتهي كل هذا بختم مناسب يلحق المحضر وينتهي به.
بحث حول المحضر
شاهد أيضا: تقرير عن سوق العمل توجه عالمي واهتمام وطني
إليكم خاتمة مقالتنا على موقع الشهد لهذا اليوم ، والتي تعرفنا على الفرق بين المحضر والتقرير ، حيث أوضح المقال ماهية التقرير وعلمنا مراحل كتابة التقارير ، وذكرنا: أنواع التقارير ، ثم تحديد المحاضر الإدارية ، وشرح مكونات المحاضر وطريقة إعدادها.
